2010-01-16

Published 星期六, 1月 16, 2010 by with 4 comments

[opinion] 避免資訊混亂的管理流程 – information management

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繼先前的的文章: 避免資訊超載的標準作業流程,隨著時間的演進,所使用的工具和方法也逐漸的在演化當中,無非是在運行的過程中,會遭遇到問題,而設法解決之的過程,這次和大家分享一些新的工具 (其實有一些陸續都有在 blog 當中提到過),和當前資訊 吸收、整合、輸出 的主要流程。

吸收、整合、輸出是資訊消化而後反饋的流程,基本上在吸收的部分,並沒有太大的改變,只不過以往都是使用 Google Reader,而現在都用 Feedly 取代了 (參考本篇: 值感兼具效率的RSS閱讀 - Feedly),它最大的好處就是可以選擇多樣的排版方式,以及可以透過分析你的 share and like 行為,來重新排序每篇文章的能見度,例如說,你經常打上星號的部落格,透過 magazine 的模式瀏覽時,會被擺在比較上面的位置。

即使每天未讀文章的數量幾乎都是以百位數字在增加,但是只要掌握 magazine 模式下的前幾篇文章,剩下的再快速 Mark all as readed 也不會令人不安。此外有一些 Blog 的發文量大的驚人,每天都把未讀數量推進幾十篇,但是自己只對當中每些類型的文章比較感興趣,所以需要配備一個過濾文章的機制,才能拉開訊號與雜訊的比例。

feedrine.jpg

所以這邊和大家分享一個過濾 RSS Source 的服務叫做 FeedRinse,它可以設定詳細的條件,將一個 RSS 輸入,篩選出符合你設定條件的文章,並且用另一個 RSS Address 輸出。其他類似相關的服務可以參考: 六種過濾 RSS 內容的方法。針對那些多產但是並非每個消息都是你感興趣的消息來源,建議最好些用過濾器過濾一下,不然每天看到幾十篇未閱讀,光要 mark as reader 也會浪費一些時間。

接著就是最重要的整合部分,"整合" 這兩個字似乎相當的抽象,如果從需求的角度來觀察或許比較好理解。就我而言大概有三種需求: 1. 搜尋: 當我想到某個曾經看過的網頁,或者某句引言我可以很快的找到。2. 關聯: 當我找到某則資訊的時候,那些我曾經看過的相關資訊可以一併呈現出來。3. 歸檔: 網路上有些資源,或許自己當下用不到,但是這些經過整理的資源得來不易,把它加入書籤又不常用,反而占據空間,棄之又可惜。

先前整合方式的缺點就是在 Priority (緩急輕重) 上面沒辦法使上力氣,利用 Instapaper 的確可以做到資訊分類,但是哪些比較重要,哪些是有空在消化的資訊,並沒辦法得到很好的解決。除了大的分類以外,它並沒有提供 tag 的功能,tag 是達到上述 "關聯" 的一個重要元素,精準的 tag 可以在一個大分類當中找到彼此關連的資訊,甚至來自不同分類,可以產生異中求同的觸類旁通之效!! 

因此,引進一些新的網路工具和新的定位來解決上面的問題,找了 Diigo 這個網路書籤管理工具來強化比較陽春的 Instapaper。你可以快速的透過 影片 介紹來了解 Diigo 這個強大的書籤管理工具!

如同影片當中的介紹,研究、分享和協作是 Diigo 的三大宗旨,單就基本的書籤管理來說,Diigo 所具備的功能有: 1. 可以加 tag。2. 可以定分類群組。3. 可以針對網頁內容畫重點。4. 可以對書籤網頁 Snapshot 存檔,以免網站停工而找不到網頁

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此外,它還有很方便的分享機制,你可將你註記畫線的網頁,透過 Diigo 產生的連結分享給你的朋友,你也可以建立一個 Group (群組),邀請你的好友加入,然後大家收集的書籤就會匯集到這個群組,需要多人協作進行資料蒐集的時候這是一個相當棒的平台。

雖然 Instapaper 沒有那麼多細部的功能,但是在資訊滿溢的暴動當中,它的簡潔快速成就了第一線鎮暴部隊的角色,每當文章量過多,或者只有零碎時間可以閱讀的時候,掃過文章的 title 覺得有興趣的就先擺到 Instapaper 裡面。之後再拿出來細看,若覺得不錯再收進 Diigo 當中。最後,還有一種情形,那就是看到一些資源整理的網頁,雖然沒有立即效益,但是總覺得未來可能有所用處,這類型的資料我則是收到 Delicious 當中。

就如同每次過年除舊布新一樣,都會清掉一些陳年舊物,當初會留它下來的理由或許是這樣東西未來可能會用到,但是往往一放就是好久,甚至你都忘記了有這樣東西的存在,網路上的資訊也是如此,有時候你會看到一些不錯的網站,或者整理得很好的資源,如果你只是囫圇吞棗的把它們加到我的最愛,到最後就只是浪費空間又沒有發揮效益了

記得有聽過一句話: "現在用不到的,那之後也不會用到!" 這句話真是歲末清掃時期的警世金句,也許這和念舊的情感有些衝突,但是在網路的世界,我們可以不用為了這個衝突而傷神,只要好好的整理、分類、歸檔,這些資訊在你需要的時候就能很輕鬆的在抓回來,"You don't have to keep it, just to know how to find it, right?"

至於輸出呢,就像先前文章: 如何用 AutoPost 建構你的社群網路,如果你也有很不錯的資訊管理流程,歡迎和我分享或是提出討論喔,祝各位周末愉快 ^^

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