[tip] 如何有效率的完成任務 - Get You Organized

計劃永遠趕不上變化, 我曾經也這麼認為, 什麼事情都按條列式 (task list) 的方式寫下來, 隔天我未必能夠一一達成, 也失去了生活的彈性 !

也許浪漫派的自由思想可以讓人生活的比較趣味盎然, 不過用在我這種理工宅宅身上, 卻讓許多貼有 deadline 標籤的事物, 變得名不符實...

GTD, GTD, 喊的蠻響亮的一個詞兒, 原來叫做 Get Thing Done, 字面上叫做 讓事情做完, 翻譯起來很容易, 但是真要身體力行的貫徹, 實在是不容易ㄚ...

RSS 要看的文章太多; 動不動看到 Gmail Notifier 顯示有新郵件就去 check 一下; 計畫好要念 paper 的時間, 結果好友 MSN 一敲就聊到忘我, 沒錯, 如果工作是要依附著電腦的話, 那麼實在有太多的 distractor 環伺在你的四周...

於是我想了想, 要怎麼樣可以更有效率的完成該做的事, 然後留一些時間來做自己想做的事情呢, 這幾天初步擬出的 Browny's GTD 可以給各位參考, 順便也留下證據以免自己耍賴...

1. 人性化的任務清單 human-based task list



Oh ~ 前面才講過 task list 和人性的格格步入, 但無可否認的, 人腦沒辦法也沒必要記住太多的事情, 適可而止 的將 任務的底限日期 記錄下來對完成任務是有一定的幫助的 !

何謂 適可而止 呢 ? 也就是說 不必把一些常規性事物 或是 雞毛蒜皮小事也記錄進去, 像是 (幾點要去吃午餐, 幾點要寫作業...之類的), 要紀錄的是大方向, 用來提醒自己的大腦說 底限快到了 要多安排點時間做這件事了 ( 例如: 期末報告 deadline @ 01/01/2008 ), 別把自己當成機器啦, task list 只是提醒, 就像 安西教練說的一樣 左手只是輔助 !

坊間許多 task list 的 網路應用, Browny 選擇了 Remember the milk 的 Gmail 套件 作為 task list 的主要工具, 因為每天都會去 check mail, 在 check mail 的同時你也會看到你的 task list, 而產生提醒的作用, 蠻不錯的 !

每天睡前擬定一下明天的計畫, 或是將新增的未來任務 key in 進去, 並且 容許自己在明天中午以前針對當天的計畫有一次調整的機會, 也就是說 如果你原本計劃明天中午寫完作業, 結果還是趕不及, 有一次的機會把它延後 (只有一次喔, 不然就沒有意義了), 當然前提是 task 的 deadline 不能定的太死, 這就是所謂的 人性化 :)

2. 降低 destractor 的殺傷力

MSN, Google Reader, Gmail, funP, Hemi 即 destractor 是也, 就是那種 讓你做事做到一半會忍不住手癢去點一下, 然後點下去就一發不可收拾的那種, 想了想最好的方法就是 regularize it, 將他規律化 !

一天分三個時段來進行 destractor 消化動作, 也不用固定幾點幾分, 反正就是 一覺醒來, 中午吃飯 和 睡前 三個時段, 拿來 看 RSS, 檢查郵件, 放個屁, 啃個黑米, 當然 不能消化太久 XD !

3. 給自己一個獎勵



我幹嘛要這麼作, 的確 這跟戒菸戒酒已經沒什麼兩樣了, 若為自由死兩者皆可拋, 所以獎勵當然是非常重要的, 於是需要一套評分系統...

這裡 Browny 採用 Joe's Goal 這個 check list 的服務, 可以建立一些 達成事項, (例如: 準時完成工作), 如果當天有達成的話, 就可以勾上一個笑臉, 看累積到多少笑臉的時候, 就請自己吃ㄧ份大餐慰勞一下吧...

這樣的 笑臉也是另外一種讓你 去完成任務的動力 喔, 因為看到 一堆打勾你會很爽的 XD ...

4. 對的時間做對的事 和 意志力

早上頭腦比較清楚的時候安排一些需要思考力強的任務, 晚上昏昏欲睡安排一些 routine 的 文書工作, 依照自己的身體狀態來調整, 會讓 GTD 更加有效率, 當然說了那麼多最重要的還是你自己的意志力, 沒有意志力, 一切免談 !!!

以上是 Browny 自己的一些小小心得, 也正努力的在實踐它, 提供給大家參考, 每個人有每個人不同的時間管理方式, 也歡迎大家提出分享, 下台一鞠躬囉 ...

最上面的圖片來源: Wekipedia , 意味著 混沌, 碎型, 變化無所不在, 瞬息萬變, 卻有一定的道理, 掌握好自己的道理, 你也可以做到 High Performance GTD :)