2008-08-20

Published 星期三, 8月 20, 2008 by with 7 comments

[tip] 善用 Gmail 新功能 化身超強 ToDo List




今兒個才發現 Gmail 有這兩個酷玩意真是 Lag 大了,在 Lifehacker 看到這篇 利用 Superstars 和 Quick Links 這兩個酷玩意將 Gmail 化身成一個超強的 ToDo List 方法,覺得蠻有用又很直覺,所以介紹給大家!

首先,先分別介紹 Superstars 和 Quick Links 這兩個 Gmail Lab 推出的新功能。如果你是使用中文介面的話可能在設定當中無法看到 Labs 選項,所以要 先到 General 當中改變語系成 English

改好之後就可以看到 Labs 選項,當中有許多 Gmail Lab 開發出的新功能,將 Quick Links 和 SuperStars 這兩個酷玩意 Enable 起來吧。所謂 Superstars 呢,就是將原本只有黃色星星的 Star 功能,擴充成各種顏色的星星。

要如何設定這些不同顏色的星星呢:首先切換到 Settings 中的 General 選項,可以看到 多了一行 Superstars 的設定欄,在這個欄位中可以 利用滑鼠拖曳的方式,來增減你想要的星星



在該篇文章中,作者新增加了 紅、橘、綠三顆星來區別 ToDo 事項的緩急輕重,紅星代表 "要去做" 、 橘星代表 "進行中" 、 綠星代表 "已完成,但仍須保留一陣子備忘",有了這三種不同顏色的星星搭配,就能更簡單明瞭的來做分類了!

那麼該怎麼使用這些星星呢,非常簡單,就像以往標註 黃星 一樣,只不過你要多按幾下,你就可以看到 不同顏色的星星在切換了 (這我真的不知道該貼什麼圖 XD) ...

接下來的問題,就是要如何快速的 access (存取) 這些被各種星星標註的信件呢:這就要搭配 Quick Links 這項新功能啦!什麼是 Quick Links,舉個例來說:假設你要搜尋有 pdf 附檔的信件的話,是不是要在 Search Mail 上 鍵入 has:attachment (*.pdf) 的關鍵字呢,但是每次要找都要打一次關鍵字太麻煩了,不如做一個 Quick Links (快速連結) 點一下就直接跳出 搜尋結果!

沒錯,就是要 利用 Quick Links 來快速的找出那些有被標註 紅、橘、綠星的信件,該怎麼使用呢:首先在 信件搜尋列 (Search Mail) 上 鍵入搜尋紅橘綠星的語法has:red-star OR has:orange-star OR has:green-star,然後 按下 Search Mail 鈕



然後呢,可以看到 Gmail 的左側有 Quick Links 的 欄位,點擊 Add Quick Link,然後 命名該搜尋 就大功告成啦。換句話來說:我的最愛幫助我們快速存取網址,而 Quick Links 幫助我們快速存取 郵件的搜尋 (搜尋的條件可以自訂)!

其實也可以再新增一些 Quick Links 的選項,像是 Browny 經常會在 Gmail 當中搜尋有文件附檔的郵件,這時候就可以用 has:attachment (*.pdf || *.doc) 這個關鍵字啦!要找 圖檔、音訊檔 甚至 信件中的字詞 也都可以,只要熟悉搜尋的語法即可 (我懂得語法也不多,有誰知到哪裡有介紹 Gmail 的搜尋語法嗎 Orz)!

OK~ 說到這裡已經大概介紹完畢囉,透過 Gmail 來做任務管理有其好處 (詳見 這裡),而 這位仁兄提出的 三階層(紅橘綠,有點像紅綠燈的感覺) 概念,真的有打中我的甜蜜點,因為 GTD 當中的分類有點太細了 (Action, Finished, Next Action, Some Day, Waiting On 等等...),有時後還真的蠻難歸類!

我想每個人都有自己一套效率增強手段,但是要貫徹到底就不是那麼容易啦 (詳見 這裡)。不過 好的方法說不定也會增加想要貫徹的心情喔,大家有什麼更棒的方法也歡迎與我分享!

原文 @ http://lifehacker.com/400622/gmail-superstars-and-quick-links-make-a-killer-to+do-list


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